Aus den erfassten Adressen in Lobos4 Administration können Seriendruckdokumente oder Listen generiert werden. Das Erstellen der Datenquellen erfolgt durch das Programm. Die Serienbrief-Hauptdokumente können wahlweise direkt im Lobos4 oder im Microsoft Word erstellt werden. Die Datensätze können auch in Listenform ausgegeben werden für den Export in andere Programme.
Öffnen Sie im Modul Adressverwaltung den Menüpunkt Serienbrief-Aktion, um zur Auswahlliste der Aktionen zu gelangen.
Über das Symbol 
Einfügen können Sie die Angaben
für eine neue Serienbriefaktion erfassen.
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Bezeichnung |
Geben Sie die Bezeichnung der Serienbriefaktion ein. |
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Datum der Aktion |
Erfassen Sie das gewünschte Aktionsdatum. |
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Art Brief aus Lobos4: |
Erstellen Sie einen Serienbrief direkt in Lobos4 als rtf-Datei. |
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Liste (für Export): |
Die Datensätze werden in Listenform für den Export ausgegeben. Sie können beispielsweise die aufgelisteten Adressen ins Excel exportieren und anschliessend diese Excel-Datei als Datenquelle für einen Seriendruck im Word gebrauchen. |
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Serienbrief MS-Word: |
Das Serienbrief-Hauptdokument wird im Word erstellt. |
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Serienbrief MS-Word |
Im Unterschied zur obigen Art stehen zusätzlich die Felder der |
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mit Adr.verbindungen: |
Kontaktpersonen aus der Adress-Untertabelle 2 Verbindung zur Verfügung. |
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Mail-Versand: |
Die Serienbriefe können als Mails versendet werden. Wählen Sie aus, ob Sie dazu den Lobos-internen Mailer oder einen externen PDF-Mailer (z.B. gotomaxx) verwenden wollen. Falls Sie den internen Mailer von Lobos4 markieren, wird ein weiteres Feld Mail-Profil eingeblendet. In der Stammdatei Mailprofil (Reg. Admin-Bereich à Stammdaten) müssen die Angaben zum Versand-Account hinterlegt werden (s. Kap. 1.12 Interner PDF-Mailer). Der Mail-Betreff und -Text werden dem Brief (aus Lobos4) entnommen, welcher im Feld Brief ausgewählt werden kann (Textelement 2 = Mail-Betreff / Textbaustein 1 = Mail-Text). Bei Bedarf können im zusätzlich eingeblendeten Feld Mail-Anhangdateien, Pfad Anlagen für den Mailversand ausgewählt werden. |
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Liste (für Export) mit |
Im Unterschied zur normalen Liste für den Export stehen |
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Adr.verbindungen: |
zusätzlich die Felder der Kontaktpersonen aus der Adress-Untertabelle 2 Verbindung zur Verfügung. |
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Etiketten: |
Es können für die ausgewählten Adressen Etiketten gedruckt werden mit einem selbst definierten Etiketten-Format (Stammdatei Etikettendefinition). |
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Word-Dokument / Brief |
Geben Sie den Speicherort des Word-Serienbriefes an bzw. wählen Sie den im Lobos4 erstellten Brief aus. |
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Angeschriebene Adressen |
Durch die Aktivierung dieser Checkbox kann im Nachbarfeld |
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mit Adressgrp. Kennzeichnen |
eine Adressgruppe ausgewählt werden. Beim Abschliessen der Serienbrief-Aktion wird allen selektierten Adressen die ausgewählte Adressgruppe zugeteilt (Adress-Untertabelle 1 Gruppe). |
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Sprache |
Der Vorschlagswert Deutsch kann nur übersteuert werden, falls das Feld Sprache im Adressstamm eingeblendet und befüllt ist. So könnten Sie bei Bedarf französischsprachigen Adressen einen Brief in Französisch zukommen lassen. |
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Nur Bewohner ohne Aus- |
Wird das Feld aktiviert, werden beispielsweise Kontakte von Bewohnern mit einem Austrittsdatum <= Datum der Aktion nicht mehr selektiert. |
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Es können bei Bedarf nur Adressen mit oder ohne hinterlegter Mail-Adresse ausgewählt werden. |
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Zustand |
Eine Serienbrief-Aktion mit dem Zustand offen kann beliebig bearbeitet werden. Nachdem die Aktion abgeschlossen wurde, erhält sie den Zustand verarbeitet. Die Daten können nach wie vor aufbereitet werden, aber die Serienbrief-Aktion lässt sich nicht mehr mutieren. |
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Selektionsart |
Je nach Selektionsart stehen Ihnen andere Selektionsfelder im unteren Maskenteil zur Verfügung. Die Adressen können beispielsweise anhand der Adressgruppen ausgewählt werden. Die Selektion kann auch einem Bericht, welcher mit dem Report Assistenten oder mit I.T.S erstellt wurde, entnommen werden. So sind der Adressselektion keine Grenzen gesetzt. |
Speichern Sie die Angaben zur Serienbrief-Aktion über das
Icon 
Speichern.
In einem nächsten Schritt können die selektierten Adressen
aufgelistet werden. Klicken Sie hierfür auf das Symbol 
Adressen suchen. Es wird die
Anzahl der ausgewählten Datensätze angezeigt. Sie haben die Möglichkeit,
einzelne Adressen aus der Selektion zu entfernen, indem Sie die Checkbox der
Spalte Status deaktivieren:
Ist die Selektion der Adressen abgeschlossen, können Sie den
Serienbrief bzw. die Liste aufbereiten. Klicken Sie dazu auf das Symbol 
Aufbereiten. Der Brief
bzw. die Liste wird am Bildschirm angezeigt und kann nun bearbeitet, ausgedruckt
oder exportiert werden.
Im letzten Schritt können Sie die Serienbrief-Aktion
abschliessen über das Symbol 
Abschliessen. Die Aktion kann
danach noch beliebig ausgeführt, aber nicht mehr bearbeitet werden.