Mit dem integrierten PDF-Mailer können ohne Zusatzprogramm aus Lobos4 elektronische Dokumente generiert werden, welche mit dem Mail-Programm (z.B. Outlook) versendet werden. Es kann sich dabei beispielsweise um Serienbriefe, Debitoren-Rechnungen oder Dokumente aus der Auftragsbearbeitung wie Offerten, Lieferscheine oder Rechnungen handeln.
Um den internen PDF-Mailer nutzen zu können, müssen folgende zwei Stammdateien im Register Admin-Bereich à Stammdaten befüllt werden:
In der Stammdatei Mailprofil müssen die Angaben zum Versand-Account gemacht werden. Diese Angaben erhalten Sie von Ihrem IT-Dienstleister.
Beachten Sie, dass das Passwort nicht zwingend hinterlegt werden muss. Bleibt das Feld leer, muss das Passwort jeweils vor dem Versand angegeben werden.
Falls mehrere User die elektronischen Lohnabrechnungen mit je einem eigenen Konto versenden wollen, können weitere Profile angelegt werden.
Über den Button Test können die Einstellungen auf ihre Korrektheit hin überprüft werden. Es wird ein Mail an den oben erfassten User ausgelöst (wobei für den Test die Hinterlegung des Passwortes in der Stammdatei erforderlich ist).
Die Definitionen zum PDF-Export und Inhalt des Mails werden in der Stammdatei Mailversand-Steuerzeichen (Lobos4) vorgenommen. Für jede Versandart (z.B. Rechnung, Auftrag) sind separate Einträge zu erstellen. Für die elektronischen Serienbriefe wird diese Stammdatei nicht benötigt. In der Untertabelle 2 Objekte muss der technische Name des entsprechenden Formulars hinterlegt werden. Wenden Sie sich für das Befüllen dieser Stammdatei bitte an unseren Lobos4-Support.
In einer dritten Stammdatei Mailversand Historie im Modul System werden sämtliche versendeten Mails protokolliert. Auch im Outlook-Ordner Gesendete Elemente sind sie ersichtlich.