Der Bericht Hauptbuchabstimmung vergleicht die Salden der Hauptbuchkonten mit jenen des Betriebsbuches und listet allfällige Differenzen auf.
Damit auch Buchungen im Betriebsbuch berücksichtigt werden, welche erst in der Buchungsübernahme stehen und noch nicht übernommen wurden, wird im Feld Format der Selektionsmaske die Auswahl Definitive und Provisorische A4Hoch empfohlen.
Um die Differenzen zeitlich einzugrenzen, kann im Selektionsfeld Periode Monat für Monat ausgewählt werden. Eine Differenz, die in einer Periode auftritt, wird auch in den Folgeperioden angezeigt.
Wird der Bericht mit dem Symbol Aufbereiten in der Symbolleiste ausgeführt, werden in der hintersten Spalte bei den entsprechenden Konten allfällige Differenzen ausgewiesen:
Zu Differenzen kann es beispielsweise in folgenden Fällen kommen:
-
Es stehen noch Buchungen in der Buchungsübernahme, welche noch nicht in die
Betriebsbuchhaltung übernommen wurden.
Mit dem Format Definitive und
Provisorische A4Hoch des Berichtes Hauptbuchabstimmung werden auch die
provisorischen Buchungen in der Buchungsübernahme berücksichtigt.
-
Buchungen wurden nur im Hauptbuch aber nicht im Betriebsbuch gebucht.
Zu
solchen Differenzen kann es kommen, wenn beispielsweise im Leistungs- oder
Mitarbeiterstamm die Angabe der Kostenstelle fehlt. In diesem Fall wird die
Buchung im Hauptbuch korrekt verbucht, nicht aber ins Betriebsbuch übergeben. Um
die Fehlerquelle zu finden, grenzen Sie den Monat ein und vergleichen Sie
anschliessend den Kontoauszug aus der Haupt- mit jenem aus der
Betriebsbuchhaltung. Haben Sie die fehlerhafte Buchung gefunden, kann im
Belegdetail der Buchung (s. Schulungshandbuch Hauptbuchhaltung, Kap.
Belegdetails) die Kontierung angeschaut werden.
Um zukünftige Fehler
zu vermeiden, muss unbedingt die Ursache behoben werden (z.B. Einfügen der
Kostenstelle in der Leistung).
In einem weiteren Schritt muss nun die
fehlende Buchung im Betriebsbuch manuell nachgebucht werden (s.
Schulungshandbuch Betriebsbuchhaltung, Kap. Buchen).
-
Buchungen werden auf das Kontrollkonto der Betriebsbuchhaltung
gebucht.
Auf das Kontrollkonto wird gebucht, wenn eine
Konto-Kostenstellenverbindung verwendet wird, welche als Bebu-Konto nicht
existiert.
Möglicherweise ist der Saldo des Berichtes
Hauptbuchabstimmung in diesem Fall = 0, weil der Betrag auf dem korrekten
Konto fehlt, jedoch auf dem Kontrollkonto gebucht wurde.
Wie in diesem Fall
vorzugehen ist, entnehmen Sie bitte dem Kap. 1.4.2.
Bitte beachten Sie, dass dieser Bericht auch Differenzen ausweisen darf, beispielsweise wenn im Hauptbuch anders abgeschrieben wird als im Betriebsbuch oder mit kalkulatorischen Zinsen (nur Betriebsbuchhaltung) gearbeitet wird.