In den Stammdaten werden die Inhalte von Auswahlfeldern (sog. Dropdown-Feldern) festgelegt und gespeichert. Im ganzen Gebäude- und Anlagenmanager kommen etliche Stammdaten zum Einsatz, z.B. die verschiedenen Rollen der Handwerker (Handwerker-Art), Dokumentarten, Messwert-Arten etc.
Stammdaten dienen dazu, den Gebäude- und Anlagenmanager möglichst auf den Wortgebrauch des jeweiligen Betriebes einzustellen (z.B. ob im Bereich Instandhaltung der Begriff Wartung oder Unterhalt verwendet werden soll). Häufig werden bei der Einführung des Gebäude- und Anlagenmanagers in einem ersten Schritt die Stammdaten mit den pro Institution individuellen Begrifflichkeiten aufgebaut. Erst in einem zweiten Schritt werden dann diese Begriffe mit den konkreten Anlagegütern in Verbindung gebracht. Stammdaten können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt oder angepasst werden, sodass neuen Gegebenheiten Rechnung getragen werden kann.
Sie gelangen in eine Stammdatei, indem Sie entweder den Menüpunkt Stammdaten anwählen oder direkt von der Eingabemaske aus, wo mit der rechten Maustaste oder mit der Taste F2 auf ein Auswahlfeld mit hinterlegter Stammdatei geklickt werden kann. Über beide Zugriffsarten kann die Stammdatei bearbeitet werden. Im Beispiel sehen Sie die Stammdatei Handwerker-Art:
Um eine weitere Handwerker-Art
hinzuzufügen, klicken Sie auf das Symbol 
Einfügen.
Beim Feld Sort gilt zu beachten, dass der Datensatz mit der höchsten Nummer in der Auswahl zuoberst angezeigt wird. Im Beispiel oben hat die Handwerker-Art Architekt die höchste Nummer und per Klick auf den Auswahlpfeil des Feldes Handwerker-Art ist Architekt die oberste Auswahloption.
Datensätze welche nicht besonders häufig gebraucht werden, können mit Sort 0 belassen werden. Alle Optionen mit Sort 0 werden am Schluss in alphabetischer Reihenfolge aufgeführt.
Beachten Sie, dass Sie grundsätzlich keine Datensätze der Stammdatei überschreiben, sondern neue Zeilen hinzufügen. Das Überschreiben eines Datensatzes ist nur dann empfohlen, wenn seine Bedeutung beibehalten wird (z.B. Architekt überschreiben mit Erbauer).
Auch wenn eine Stammdatei direkt vom Auswahlfeld aus mutiert wurde, greifen Sie nach dem Abspeichern der Stammdatei automatisch auf die aktualisierte Auswahlliste zu.
In der Auswahlliste erscheinen alle aktiven Datensätze der Stammdatei.
Einträge können nur gelöscht werden, wenn sie im Gebäude- und Anlagenmanager nirgends in Verwendung stehen.