Filiale

Werden die Lohndaten mit ELM (Elektronisches Lohnmeldeverfahren) übermittelt, muss dieses Feld ausgefüllt werden. Ausgewählt wird die Filiale (meist 1 pro Betrieb) aus dem Register Filiale(n) der Stammdatei Mandant.

Mitarbeiternr.

Vergeben Sie bei Bedarf eine firmeninterne Mitarbeiternummer. Es können sowohl Zahlen als auch Buchstaben eingegeben werden.

Sprache

Erfassen Sie die Sprache des Mitarbeiters. Die Eingabe ist nur entscheidend, falls der Mitarbeiter eine fremdsprachige Lohnabrechnung erhalten soll.

Anrede

Wählen Sie die Anrede. Die Auswahl der Anreden ist in der Stammdatei Anrede gespeichert und lässt sich ergänzen (s. Schulungshandbuch Grundlagen, Kap. 1.9 Stammdaten).

Kurzzeichen

Geben Sie bei Bedarf das Kurzzeichen des Mitarbeiters an.

Name / Vorname

Erfassen Sie Name und Vorname des Mitarbeiters.

c/o:

Vervollständigen Sie die Adresse, falls der Mitarbeiter beispielsweise in einem Untervermieter-Verhältnis wohnt. Dieses Feld muss allenfalls über die Maskensteuerung eingeblendet werden. Für die Anzeige auf der Lohnabrechnung ist eine Formularanpassung nötig.

Privatadresse

Erfassen Sie die Privatadresse (Wohn-/Steuersitz) des Mitarbeiters. Anhand des Ortes wird der Wohnkanton (s. unten) automatisch ausgefüllt bzw. angepasst. Das Länderkürzel muss nur für ausländische Adressen erfasst werden. Die Auswahl der Länderkürzel ist in der Stammdatei Land gespeichert.

Korresp.-Adresse

Erfassen Sie in diesen Feldern die Korrespondenz- oder Postadresse des Mitarbeiters. Sie ist als alternative Versandadresse zu betrachten und erscheint beispielsweise auf Lohnabrechnungen und Lohnausweisen. Es kann sich beispielsweise um eine Postfach- oder Wochenaufenthaltsadresse handeln, welche steuertechnisch keine Auswirkung hat.

Wenn sich, wie meistens, die Privat- und Korrespondenzadresse entsprechen, können Sie sich mit der Tabulatoren-Taste durch die Felder klicken und es werden automatisch die Angaben der Privatadresse übernommen.

Nationalität

Geben Sie die Nationalität an. Die Auswahl der Nationen ist in der Stammdatei Land gespeichert. Mit einem Rechtsklick kann die History erfasst werden.

Heimatort

Bei Bedarf kann der Heimatort des Mitarbeiters angegeben werden.

Bewilligung

Erfassen Sie die Niederlassungsbewilligung des Mitarbeiters. Die Auswahl wird in der Stammdatei Bewilligung erfasst. Mit einem Rechtsklick kann die History erfasst werden.

Arbeitskanton

In diesem Feld können Sie den Arbeitskanton, resp. den Firmensitz des Arbeitgebers erfassen. Dieses Feld bestimmt bei Grenzgängern für welchen Kanton die Quellensteuerabrechnung erstellt wird. Die Auswahl der Kantone finden Sie in der Stammdatei Kantone.

Wohnkanton

Der Wohnkanton wird anhand der Ortschaft der Privatadresse automatisch befüllt. Für einen Mitarbeiter mit Quellensteuer ist diese Angabe zwingend und ordnet ihn dem Kanton zu, in welchem er quellensteuerpflichtig ist. Geben Sie für einen Grenzgänger erneut den Arbeitskanton ein.

Lohnlauf

Falls Sie eine Gruppierung der Mitarbeiter für verschiedene Lohnläufe vornehmen wollen, können Sie hier die entsprechende Zuordnung hinterlegen. Die Auswahl dieses Selektionskriteriums finden Sie in der Stammdatei Lohnlaufselektion.

Geschlecht

Geben Sie das Geschlecht des Mitarbeiters an.

Geboren am

Geben Sie das Geburtsdatum ein.

Klicken Sie mit der rechten Maustaste in ein Datumsfeld, wird ein Kalender geöffnet. Ein unvollständiges Datum, z.B. nur Eingabe des Tages, wird automatisch mit dem aktuellen Monat und Jahr ergänzt.

Sozialvers.-Nr.

Geben Sie die Sozialversicherungsnummer des Mitarbeiters an.
Steht der Cursor in einem der vier Teilfelder, wird mit der Tastenkombination Ctrl+C die ganze Nummer in die Zwischenablage kopiert.

Zivilstand

Wählen Sie aus den rechtlich anerkannten Zivilständen aus. Die Auswahl der Zivilstände kann nicht angepasst werden. Mit einem Rechtsklick kann die History erfasst werden.

Konfession

Geben Sie die Konfession an. Die Auswahl der Konfessionen ist in der Stammdatei Religion gespeichert.

Beruf

Erfassen Sie den erlernten Beruf des Mitarbeiters.

Funktion

Erfassen Sie die durch den Mitarbeiter im Betrieb ausgeübte Funktion.

Vers.Nr.

Hier kann beispielsweise die Pensionskassen-Nummer eingegeben werden.

Telefon

Erfassen Sie die Telefonnummer. Achten Sie darauf, dass Telefonnummern immer im gleichen Format eingegeben werden.

E-Mail

Erfassen Sie die Mail-Adresse.

Stand

Wählen Sie aus der vorgegebenen Auswahl aus:
Alle Mitarbeiter, welche einen Lohn erhalten, haben den Stand Mitarbeiter, auch Mitarbeiter, welche das ordentliche Rentenalter bereits erreicht haben.
Ehemalige Mitarbeiter werden auf den Stand Ausgetreten gesetzt.
Ehemalige Mitarbeiter welche pensioniert wurden, können auf den Stand Pensioniert gesetzt werden.
Für allfällig erfasste Bewerber, kann der Stand Bewerber erfasst werden.

Die Auswahloptionen sind in der Stammdatei Mitarbeiterstand gespeichert. Bei Bedarf können weitere Optionen erfasst werden. Beachten Sie dabei: Falls Sie Mitarbeiter, welche Lohn erhalten, verschiedenen Ständen zuweisen, muss jeweils pro Stand ein Lohnlauf erstellt werden.

Status

Mitarbeiter, welche zurzeit im Betrieb arbeiten, haben den Zustand aktiv.
Ausgetretene Mitarbeiter, welche die letzte Lohnabrechnung erhalten haben, werden auf inaktiv gesetzt.

Mitarbeiter mit dem Zustand löschen werden standardmässig nicht mehr angezeigt, können jedoch per Klick auf das Symbol  Gelöschte ein/aus in der Auswahlliste aufgeführt bzw. wieder ausgeblendet werden. Sie werden durchgestrichen dargestellt.

Der Zustand löschen darf nicht mit einem definitiven Entfernen des Datensatzes aus der Datenbank verwechselt werden. Das definitive Löschen wird über das Symbol  Löschen bzw. die Tastenkombination Ctrl+Del ausgeführt und ist nur möglich für eine Erfassung, welche noch nicht mit anderen Datensätzen verknüpft wurde (z.B. ein versehentlich doppelt erfasster Mitarbeiter, welcher noch nicht verwendet wurde).