Um den internen PDF-Mailer nutzen zu können, müssen folgende 2 Stammdaten befüllt werden:
In der Stammdatei Mailprofil (Reg. Admin-Bereich à Stammdaten) müssen die Angaben zum Versand-Account gemacht werden. Diese Angaben erhalten Sie von Ihrem IT-Dienstleister.
Beachten Sie, dass das Passwort nicht zwingend hinterlegt werden muss. Bleibt das Feld leer, muss das Passwort jeweils vor dem Versand angegeben werden.
Falls mehrere User die elektronischen Lohnabrechnungen mit je einem eigenen Konto versenden wollen, können weitere Profile angelegt werden.
Über das Symbol Test-Mail können die Einstellungen auf ihre Korrektheit hin überprüft werden. Es wird ein Mail an den oben erfassten User ausgelöst (wobei für den Test die Hinterlegung des Passwortes in der Stammdatei erforderlich ist).
Die detaillierten Versand-Einstellungen werden in der Stammdatei Mailversand-Steuerzeichen (Lobos4) im Modul Lohnwesen vorgenommen. In der Untertabelle 2 Objekte muss das Lohnabrechnungsformular hinterlegt werden. Wenden Sie sich dafür bitte an unseren Lobos4-Support.
Nach dem Befüllen der zwei Stammdaten kann der Mail-Versand ausgelöst werden:
Sind die Lohnabrechnungen am Bildschirm aufbereitet und wird das Symbol Drucken angewählt, erscheint folgende Auswahlmaske:
Wählen Sie das Mail-Profil aus. Falls im Profil kein Passwort hinterlegt wurde, wird in dieser Maske ein weiteres Feld eingeblendet, wo es für den folgenden Versand erfasst werden kann.
Nach Klick auf die Schaltfläche OK wird folgende Bestätigung angezeigt:
Die Mails werden direkt, d.h. ohne vorgängiges Öffnen im Outlook versendet.
Unter dem Punkt Mailversand (Reg. Admin-Bereich à Log à Mailversand) werden sämtliche versendete Mails protokolliert. Auch im Outlook-Ordner Gesendete Elemente sind sie ersichtlich.
Falls Anhänge mitversendet werden sollen, steht die Lohnlauf-Untertabelle E-Mail Anhänge zur Verfügung (s. Kap. 1.8.2.7).
Ebenfalls ist es möglich, die Lohnausweise mit dem internen PDF-Mailer elektronisch zu versenden. Es muss dazu eine separate Stammdatei Mailversand-Steuerzeichen (Lobos4) angelegt werden. Melden Sie sich dafür bitte bei unserem Lobos4-Support.