Dokumentenverwaltung

In der Dokumentenverwaltung lassen sich verschiedene interne Dokumente wie Fakturen, Mahnungen und Serienbriefe finden. Sie haben die Möglichkeit, weitere elektronische Dokumente an Adressen, Leistungen/Artikel oder Anlagen anzuhängen. Überdies können verschiedene Versionen eines Dokumentes gespeichert werden. Es werden die vollständigen Dokumente in der Lobos-Datenbank abgespeichert (und nicht nur der Dokumentenpfad).

Es gibt 2 Möglichkeiten, um zur Auswahlliste der elektonischen Dokumente zu gelangen:

Entweder öffnen Sie im Modul Adressverwaltung den Menüpunkt Dokumentenverwaltung oder Sie klicken auf das Symbol  Dokumente, wenn Sie beispielsweise einen Bewohner geöffnet haben (in diesem Fall werden automatisch nur die Dokumente des ausgewählten Bewohners angezeigt).

Über die Suchfelder im Kopfbereich können Sie gezielt nach Dokumenten suchen. Starten Sie die Suche über das Symbol  Suchen oder die Taste F3.

Über das Symbol  Einfügen können Sie die Angaben für ein neues Dokument erfassen.

Geben Sie eine Bezeichnung für das Dokument ein und weisen Sie es einer Adresse, Leistung/Artikel oder Anlage zu (per Klick mit der rechten Maustaste gelangen Sie zur entsprechenden Auswahl).

Wählen Sie eine Dokumentart aus. Die Dokumentarten werden in der gleichnamigen Stammdatei gespeichert. Pro Dokumentart können bei Bedarf die Berechtigungen (Lesen, Ändern, Keine) pro Benutzergruppe definiert werden.

Nachdem der Dokumenttyp (Word, Excel, PDF, Bild, E-Mail) ausgewählt wurde, müssen die Eingaben abgespeichert werden.

Anschliessend kann über die Symbole in der Symbolleiste bestimmt werden, ob ein bestehendes Dokument importiert oder ein neues erstellt werden soll.

Im Maskenteil Dokument – Version(en) wird das elektronische Dokument nun aufgelistet.

Per Doppelklick kann das Dokument geöffnet und bei Bedarf bearbeitet werden.

Nach dem Bearbeiten erscheint folgende Rückfrage:

Bestätigen Sie die Rückfrage mit Ja, so wird eine weitere Version des Dokumentes aufgelistet:

Es können beliebig viele Versionen eines Dokumentes abgespeichert werden. Jede Version kann jederzeit eingesehen werden.

Es ist auch möglich, Dateien per Drag & Drop in die Dokumentenverwaltung aufzunehmen. Öffnen Sie dazu in Lobos4 die entsprechende Adresse und gleichzeitig die gewünschte Datei im Windows-Explorer. Fassen Sie die Datei an und ziehen Sie sie auf das Symbol Dateien einlesen oben links in der Lobos-Adressmaske:

Wenn Sie die Maustaste loslassen, erscheint die Maske Datei einlesen, wo die Bezeichnung und die Dokumentart ausgewählt werden kann:

Per Klick auf den Button Einlesen wird die Datei in die Dokumentenverwaltung aufgenommen.

Es besteht die Möglichkeit, ein Dokument direkt per E-Mail aus der Dokumentenverwaltung zu verschicken. Klicken Sie dazu auf das Symbol  E-Mail in der Symbolleiste oder auf das Mail-Symbol  im Bereich Dokument – Version(en) angezeigt wird. Nun wird automatisch ein Mail mit dem Dokument im Anhang generiert.

Falls es sich um ein internes Dokument handelt, kann zusätzlich im Dialogfenster ausgewählt werden, in welchem Format das Dokument versendet werden soll:

Der vorgeschlagene Dateiname setzt sich aus dem Namen des Dokumentes und dem aktuellen Datum zusammen. Bei Bedarf kann er übersteuert werden.

Per Klick auf OK wird ein Mail erstellt, das im Anhang das Dokument im gewünschten Format enthält.