Auftragsdefinition

In dieser wichtigen Stammdatei werden die verschiedenen Auftragsarten definiert, welche in Ihrem Betrieb zum Einsatz kommen, wie beispielsweise Offerte, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung.

Bezeichnung

Bezeichnen Sie die Auftragsart, z.B. Lieferschein.

Debitor/Kreditor

Wählen Sie die Option Debitor an.

Sort

Bestimmen Sie die Umwandlungsreihenfolge der Auftragsarten (aus einer Offerte wird ein Lieferschein usw.). Beachten Sie, dass die Art mit der höchsten Zahl im Feld Sort an erster und jene mit der tiefsten Zahl an letzter Stelle in der Reihenfolge steht.

Intern/Extern

Interne Aufträge bleiben im Betrieb (z.B. Produktionsauftrag, interne Rechnung), externe gehen an Kunden ausserhalb des Betriebes (z.B. Auftragsbestätigung, Rechnung).

Interne Verrechnung

Bei der Auftragsart Interne Rechnung o.ä. wird die Checkbox aktiviert. Diese Art wird dann definiert, falls die eigens angebotenen Artikel oder Dienstleistungen auch vom Betrieb selber bezogen werden. D.h. eine Wohngruppe lässt die benötigte Holzplatte in der hauseigenen Schreinerei und nicht durch einen Dritten herstellen. Die interne Rechnung unterscheidet sich von der (normalen) Rechnung in der Kontierung und Verbuchung.

Nummer

Es wird die zuletzt vergebene Auftragsnummer der entsprechenden Auftragsart ausgewiesen. Die Nummern werden automatisch verteilt (aufsteigend +1).

Lagerbestand

Für die Auftragsarten Lieferschein und (interne) Rechnungen muss die Option Subtraktion (-) ausgewählt werden (die Subtraktion vom Lagerbestand erfolgt bei der Umwandlung eines Lieferscheines in eine Rechnung jedoch nur ein Mal).

Kommission

Für die Auftragsart Produktionsauftrag muss die Option Addition (+) ausgewählt werden.

Reservation

Für die Auftragsart Auftragsbestätigung muss die Option Addition (+) ausgewählt werden.

Bestellt

Falls eine Auftragsart Bestellung o.ä. geführt wird, muss bei dieser die Option Addition (+) ausgewählt werden.

Sammelauftrag

Meist ist die Checkbox für die Auftragsart Lieferschein aktiviert. Dies ermöglicht über den Menüpunkt Sammelaufträge das Zusammenfassen einzelner Lieferscheine eines Kunden zu einer Rechnung (z.B. Monatsrechnungen).

Rückstand

Falls es zu Rückständen kommen kann, d.h. die bestellte Menge nicht der gelieferten Menge (z.B. bei Teillieferungen) entspricht, wird meist bei der Auftragsart Lieferschein die Checkbox aktiviert.

ESR

Meistens wird auf der Auftragsart Rechnung ein Einzahlungsschein angedruckt und die Checkbox aktiviert.

Verbuchen

(Interne) Rechnungen sollen meist verbucht werden. Ist die Checkbox aktiviert, stehen die gedruckten, definitiven Rechnungen unter dem Menüpunkt Verbuchung der Aufträge zur Übernahme in die Buchhaltung bereit.

Lieferung

Diese Checkbox wird aktiviert, falls die Darstellung auf den Lieferscheinen nicht jener der Rechnungen entspricht (beispielsweise sollen auf dem Lieferschein keine Preise angedruckt werden). Diese Einstellung hängt mit der Programmierung des kundenspezifischen Formulars zusammen.

Erhalten

Falls eine spezielle Auftragsart für periodisch zu erstellende Rechnungen (z.B. Wartungsrechnungen) angelegt wird, kann diese Checkbox aktiviert werden. Der Auftrag wird in Folge dessen kopiert und die Kopie bleibt in der Auswahlliste Auftrag stehen für die nächste Bearbeitung, während die Original-Rechnung weiterverarbeitet wird.

Window

Falls unterschiedliche Formulare im Einsatz sind, wird pro Auftragsart der technische Name des Formulars hinterlegt. Falls nur ein Formular verwendet wird, kann der Formularname in den Firmenkonstanten Auftragsbearbeitung gespeichert werden. In diesem Fall bleibt dieses Feld leer.

Datawindow

Falls unterschiedliche Formulare im Einsatz sind, wird pro Auftragsart der technische Name des Formulars hinterlegt. Falls nur ein Formular verwendet wird, kann der Formularname in den Firmenkonstanten Auftragsbearbeitung gespeichert werden. In diesem Fall bleibt dieses Feld leer.

Zustand

Dieses Feld lässt sich bei allen Stammdateien und auch beispielsweise bei den Artikeln oder Preislisten finden.

Datensätze, die verwendet werden, haben den Zustand aktiv.

Setzen Sie den Zustand auf inaktiv für Einträge, welche nicht mehr in Gebrauch sind. Sie sind in Auswahllisten in kursiver Schrift aufgeführt.

Datensätze mit dem Zustand löschen werden standardmässig nicht mehr angezeigt, können jedoch per Klick auf das Symbol  Gelöschte ein/aus in den Auswahllisten aufgeführt bzw. wieder ausgeblendet werden. Sie werden durchgestrichen dargestellt.

Der Zustand löschen darf nicht mit einem definitiven Entfernen des Datensatzes aus der Datenbank verwechselt werden. Das definitive Löschen wird über das Symbol  Löschen bzw die Tastenkombination Ctrl+Del ausgeführt und ist nur möglich für Daten, welche noch nicht mit anderen Datensätzen verknüpft wurde (z.B. ein versehentlich doppelt erfasster Artikel, welcher noch nicht verwendet wurde).