Auftrag erfassen

Über das Symbol  Einfügen kann ein neuer Auftrag erfasst werden. Alternativ können Sie die Tastenkombination Ctrl + Insert verwenden. In der Hauptmaske stehen folgende Felder zur Verfügung:

Debitor

Geben Sie den Debitor an. Tippen Sie die Anfangsbuchstaben seines Adress-Suchbegriffs ein und bestätigen mit der Tab-Taste oder wählen Sie in per Klick mit der rechten Maustaste aus dem Debitorenstamm aus. Sollte der Debitor noch nicht erfasst worden sein, haben Sie die Möglichkeit seine Adresse direkt aus dieser Maske über das Symbol  Neue Adresse erfassen (Schnellerfassung) einzugeben (s. Schulungsunterlage Grundlagen, Kap. Schnellerfassung Adresse).

Projekt

Es kann bei Bedarf ein Projekt aus der Stammdatei Projekt ausgewählt werden, zu welchem der Auftrag gehört.

Lieferung

Falls die Lieferadresse nicht der Debitorenadresse entsprechen sollte, kann die Lieferadresse hier aus dem Adressstamm ausgewählt werden. Sollte die Lieferadresse nicht im Adressstamm vorhanden sein, kann sie auch einfach im Feld Lieferung an der Auftrag-Untertabelle 3 Kopf eingetippt werden.

Sachb.

Wählen Sie gegebenenfalls aus der Stammdatei Sachbearbeiter die Person aus, die für diesen Auftrag zuständig ist.

Kondition

Die Zahlungskondition wird vorgeschlagen. Falls beim ausgewählten Debitor im Debitorenstamm eine Zahlungskondition hinterlegt ist, wird diese angezeigt. Andernfalls wird der Default-Wert aus den Firmenkonstanten Debitorenbuchhaltung vorgeschlagen und kann bei Bedarf hier übersteuert werden.

Vertreter

Aus dem Adressstamm kann gegebenenfalls ein Vertreter des Debitors ausgewählt werden (wird selten verwendet).

Auftragsart

Es stehen alle Auftragsarten zur Auswahl, welche in der Stammdatei Auftragsdefinition erfasst wurden. Fügen Sie einen neuen Auftrag ein, wird jene Art vorgeschlagen, die in den Firmenkonstanten Auftragsbearbeitung im Feld Auftrag_Art als „Start-Auftragsart“ definiert wurde. Ein Übersteuern des Vorschlagswertes ist auch hier möglich.

Bei den bereits erfassten Aufträgen werden jeweils die nachfolgenden Auftragsarten in der entsprechenden Umwandlungs-Reihenfolge manuell gesetzt. Beispielsweise wird nach der Bestätigung der Offerte durch den Debitor der Auftrag in eine Auftragsbestätigung umgewandelt.

Status

Ein Auftrag hat jeweils einen der drei Stati Freigabe, Gedruckt, Rückstand. Der Status wird vom System automatisch gesetzt. Wenn beispielsweise ein Lieferschein definitiv aufbereitet wird, wechselt der Status des Lieferscheines von Freigabe auf Gedruckt. Der Status Rückstand kommt bei Teillieferungen zur Verwendung.

Lauf Nr.

Die Lauf-Nummer wird vom System vorgegeben. Bei jedem neu eingefügten Auftrag wird die Nummer um 1 erhöht. Diese Nummer bleibt für den gesamten Auftrag dieselbe, d.h. die Offerte hat die gleiche Lauf-Nummer wie die dazugehörende Auftragsbestätigung oder Rechnung. Im Feld Auftrag_Nr der Firmenkonstanten Auftragsbearbeitung ist die Nummer angezeigt, welche beim nächsten Auftrag vergeben wird.

Die Lauf-Nummer ist nur innerhalb des Moduls Auftragsbearbeitung verfügbar.

Auftragnr.

Die Auftragsnummer gibt ebenfalls das System vor. Auch diese Nummer wird jeweils um 1 erhöht. Im Gegensatz zur Lauf-Nummer hat aber jede Auftragsart eine eigene Nummer, d.h. bei der Umwandlung einer Offerte in eine Auftragsbestätigung ändert auch die Lauf-Nummer. Im Feld Nummer der Stammdatei Auftragsdefinition wird die letzte vergebene Auftragsnummer pro Auftragsart ausgewiesen.

Die Auftragsnummer einer (internen) Rechnung wird als Belegnummer weitergegeben an die Buchhaltung.

Bestelldatum

Es wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, das jedoch übersteuert werden kann.

Lieferdatum

Auch hier wird das aktuelle Tagesdatum vorgeschlagen, welches in diesem Feld für den gesamten Auftrag bzw. in der Auftrag-Untertabelle Detail für jede einzelne Position übersteuert werden kann. Dieses Datum bestimmt den MWST-Satz.

Währung

Wählen Sie gegebenenfalls die Fremdwährung aus der Stammdatei Währung des Programmmoduls Hauptbuchhaltung aus.

Weitere Angaben zum Debitor wie Adresse, Telefonnummern und Mail-Adresse werden in der Hauptmaske des Auftrages angezeigt.

Werden im Auftrag Artikel mit hinterlegter Stückliste erfasst, wird diese im rechten Teil der Hauptmaske eingeblendet und kann gegebenenfalls angepasst werden.