Spendenaktionen

Unter diesem Menüpunkt können Spendenaufrufe erstellt und verwaltet werden. Die Empfängeradressen können nach diversen Kriterien selektiert werden.

Bezeichnung	Geben Sie der Spendenaktion einen Namen.

Datum der Aktion	Fügen Sie das Datum der Spendenaktion ein. Bei der Ausgabe-Art Brief wird dieses Datum vor der Ortschaft im Briefkopf angedruckt.

Spendenart	Wählen Sie über den Auswahlpfeil aus der Stammdatei Spendenart aus. In der Spendenart wird das Spendenkonto hinterlegt.

Spenden-Brief	Wird die Ausgabe-Art Brief selektiert, wählen Sie über den Auswahlpfeil den in der Stammdatei Spendenbrief erstellten Brief aus.

Angeschriebene Adressen mit Adressgrp. kenn- zeichnen	Es besteht die Möglichkeit, alle im unteren Maskenteil selektierten Adressen mit einer (zusätzlichen) Adressgruppe zu versehen. Häkeln Sie das Optionsfeld an, wird rechts davon ein weiteres Feld angezeigt. In diesem kann aus der Stammdatei Adressgruppen eine bestehende Adressgruppe ausgewählt werden. Per Klick mit der rechten Maustaste gelangen Sie direkt in die Stammdatei und können bei Bedarf eine neue Adressgruppe anlegen. Nach Abschluss der Spendenaktion haben alle angeschriebenen Adressen die Adressgruppe entsprechend hinterlegt (s. auch Schulungsunterlage Grundlagen, Kap. 2.2.2.1 Gruppe).

Ausgabe-Art	Markieren Sie die Option *Brief, wählen Sie anschliessend im Feld Spenden-Brief* den passenden Brief aus der Stammdatei Spendenbrief aus. Wollen Sie die Adressdaten exportieren (um sie beispielsweise bei grösseren Auflagen einer Druckerei zu übergeben), kann der Punkt *Liste (für Export)* ausgewählt werden.
	Falls der Serienbrief ein Word-Dokument ist, stehen Ihnen die untersten beiden Optionen *Serienbrief MS-Word* und *Serienbrief MS-Word mit Kontakte* zur Verfügung. Es wird das Feld Serienbrief eingeblendet, wo das in Word erstellte Seriendruck-Hauptdokument ausgewählt werden kann.

Spender berücksichtigen, die Beträge im Zeitraum gespendet haben	Die Selektion der Adressen erfolgt nach einer oder mehreren Adressgruppen. Zusätzlich kann nach der Höhe des gespendeten Betrages und/oder nach Spenden, welche in einem bestimmten Zeitraum eintrafen, selektiert werden.

negativ	Es werden nur Adressen der entsprechenden Adressgruppen selektiert, welche im ausgewählten Zeitraum keine Spenden getätigt haben.

Zustand	Eine Serienbrief-Aktion mit dem Zustand *offen* kann beliebig bearbeitet werden. Nachdem die Aktion abgeschlossen wurde, erhält sie den Zustand *verarbeitet*. Die Daten können nach wie vor aufbereitet werden, aber die Serienbrief-Aktion lässt sich nicht mehr mutieren.

Speichern Sie die Angaben zur Serienbrief-Aktion über das Symbol Speichern.

Für die Selektion der Empfängeradressen wählen Sie nun im mittleren Maskenteil eine oder mehrere Adressgruppen aus, indem Sie in der Spalte Für Aktion berücksichtigen einen Haken setzen. Über die letzte Spalte können bei Bedarf auch Adressgruppen ausgeschlossen werden. Das System stellt sicher, dass jede Adresse nur einmal ausgewählt wird, auch wenn sie mehrere selektierte Adressgruppen hinterlegt hat.

Weitere Erläuterungen zu den Adressgruppen finden Sie in der Schulungsunterlage Grundlagen.

Mit dem Symbol Adressen suchen werden im untersten Maskenteil die selektierten Adressen aufgelistet und die Anzahl der Datensätze angezeigt. Sie haben die Möglichkeit, einzelne Adressen aus der Selektion zu entfernen, indem Sie die Checkbox der Spalte Status deaktivieren:

Ist die Selektion der Adressen abgeschlossen, können Sie die Briefe bzw. die Liste aufbereiten. Klicken Sie dazu auf das Symbol Aufbereiten. Sie werden am Bildschirm angezeigt und können nun bearbeitet, ausgedruckt oder exportiert werden.

Nachdem die Spendenbriefe versendet wurden, klicken Sie als letzten Schritt auf das Symbol Abschliessen. Dadurch ändert der Zustand der Aktion von offen auf verarbeitet. Sie kann danach noch beliebig ausgeführt, aber nicht mehr mutiert werden.