Eine neue Belegung kann entweder per drag & drop (s. Kap. 1.7) oder Rechtsklick in der Belegungsübersicht erfasst werden. Klicken Sie für die 2. Variante mit der rechten Maustaste auf ein freies Bett und wählen Sie den Befehl Neu:
Es erscheint die Maske T/N Struktur Detail:
Bewohner
Wählen Sie den Gast, welchen Sie planen möchten im Dropdown-Feld aus.
Status
Erfassen Sie den Status des Bettes. Neben der normalen Belegung kann auch der Status kurzfristig abgesagt oder ein reserviert ausgewählt werden.
Fakturiert
Es wird angezeigt, ob die Belegung bereits fakturiert wurde oder nicht.
Von/bis
Die angezeigte Uhrzeit entspricht der Vorgabe für die Tages- bzw. der Nachtstruktur aus den Firmenkonstanten Tages-/Nachtstrukturen (s. Kap. 1.2). Sollten die Zeiten abweichen, z.B. wenn der ausgewählte Gast früher kommt oder länger bleibt, können diese Zeiten entsprechend manuell überschrieben werden.
Bett
Es wird das Bett, auf welchem der Rechtsklick ausgeführt wurde, angezeigt. Bei Bedarf kann ein anderes Bett ausgewählt werden.
Aufenthalts-Optionen
Die verschiedenen Aufenthalts-Optionen können über das Feld Ja/Nein aktiviert werden. Bei Bedarf können zusätzlich die zu fakturierende Menge bzw. der zu fakturierende Betrag, die Zeit sowie ein Hinweis hinterlegt werden.
Die Aufenthalts-Optionen werden in der gleichnamigen Stammdatei definiert (s. Kap. 1.3.1).
Nach Bestätigung mit der Schaltfläche OK wird der Eintrag abgespeichert und das Bett als belegt (rot, schwarz oder orange, s. Kap. 1.2, Farben Belegungsübersicht) angezeigt. Mit Abbrechen verwerfen Sie die Erfassung.
Wird am gleichen Tag und im selben Bett eine weitere Belegung erfasst, erscheint eine Warnmeldung:
Das System lässt eine Mehrfachbelegung zu. Sie wird auf der Belegungsübersicht mit einer weissen Zahl im roten Feld entsprechend ausgewiesen.
Werden im selben Zimmer Männer und Frauen platziert, erscheint eine Rückfrage:
In den Firmenkonstanten lässt sich die Geschlechterprüfung bei Bedarf deaktivieren (s. Kap. 1.2).