Für einen Auftrag wird beispielsweise als erster Schritt eine Offerte erstellt. Nach dem definitiven Aufbereiten und Ausdrucken der Offerte ändert der Inhalt des Feldes Status in der Hauptmaske des Auftrages automatisch von Freigabe auf Gedruckt.
Nun kann als nächster Schritt der Auftrag umgewandelt werden, indem im Feld Auftragsart der Hauptmaske des Auftrages manuell die nachfolgende Auftragsart ausgewählt wird, beispielsweise ändern Sie den Feldinhalt von Offerte in Auftragsbestätigung.
Nach dem Ändern der Auftragsart erscheint folgende Meldung:
Bestätigen Sie mit Ja, wird die Änderung der Auftragsart gespeichert. Der Status im Nachbarsfeld wechselt automatisch wieder auf Freigabe. Sie haben nun also eine Auftragsbestätigung mit Status Freigabe.
Als nächstes würde nun die Auftragsbestätigung definitiv aufbereitet und ausgedruckt werden um sie anschliessend beispielsweise in eine Rechnung umzuwandeln usw.
In der Auswahlliste Auftrag wird immer nur das aktuellste Dokument angezeigt. D.h. nach dem Umwandeln der Offerte in eine Auftragsbestätigung, wird in der Auswahlliste nur noch die Auftragsbestätigung aufgelistet. Sofern die Offerte jedoch definitiv aufbereitet wurde (Status Gedruckt) kann sie in der Auftragsstatistik (s. Kap. 1.9) eingesehen werden.
Nachdem die Rechnung als letztes Dokument definitiv aufbereitet wurde, verschwindet sie (falls in der Stammdatei Auftragsdefinition die Option Verbuchen aktiviert ist) aus der Auswahlliste Auftrag und steht unter dem Menüpunkt Verbuchung der Aufträge zur Verbuchung bereit.
Alle definitiv aufbereiteten Dokumente sind nur noch in der Auftragsstatistik zu finden.
Beachten Sie beim Umwandeln des Auftrages die Abfolge der Dokumente. Im Dropdown-Feld Auftragsart ist die Reihenfolge vorgegeben, wählen Sie die Auswahloptionen von oben nach unten aus.
(Die Abfolge wird beim Einrichten des Programmmoduls in der Spalte Sort der Stammdatei Auftragsdefinition festgelegt.)